Les 10 règles d’Or pour organiser votre évènement
Vous organisez un évènement ou une soirée pour votre entreprise.
Que vous soyez novice ou expérimenté(e), que vous soyez une TPME ou un Groupe, c’est toujours un challenge important, car la réussite d’un évènement tient souvent à l’accumulation de petits détails.
Voici quelques recommandations de base, qui sont autant de règles d’or à respecter.
1 – Soyez clair(e) sur votre objectif
La première des règles d’or est d’être clair sur l’objectif recherché : remercier les collaborateurs, fêter un anniversaire, faire le bilan de l’année, lancer un projet, les raisons ne manquent pas et la tonalité de l’événement est différente. Plus vous serez clair(e) sur votre objectif, plus vous le serez dans votre demande auprès des prestataires et plus votre événement aura de chances d’être réussi.
2 – Poursuivez un seul objectif
Attention à la multiplicité des objectifs car ceux-ci peuvent être contradictoires. Il est souvent nécessaire de faire des choix.
Par exemple, si vous choisissez l’objectif de cohésion interne, une animation participative avec uniquement les salariés sera plus cohérente qu’un spectacle avec les conjoints, quelle que soit sa qualité…
3 – Nommez en interne une personne porteuse du projet
Beaucoup d’entreprises n’ont pas de personne chargée spécifiquement de l’organisation des événements.
Il est essentiel dans ce cas de désigner une personne (assistant(e), commercial(e)…qui sera en charge de la relation avec l’agence événementielle, et fera le lien en interne.
4 – Définissez un budget
Tout événement a un coût. Faire travailler une agence sur un projet s’il n’y a pas de budget constitue une erreur car cela vous déconsidérera à ses yeux et la démotivera, car elle sait que « pas de budget » signifie « pas d’événement »… !
5 – Préparez en amont
Fixez à l’avance la date, et même si vous n’avez ni le lieu ni l’animation, arrêtez quand même la date ! Cela permet de marquer l’événement sur l’agenda de chacun. En fonction de l’ampleur de l’événement, le délai nécessaire de préparation est variable. Par exemple, pour une convention réunissant clients, salariés, partenaires, 6 mois est un minimum, un an constitue l’idéal. Pour un teambuilding interne, 3 à 4 mois sont suffisants. Pour une simple soirée, 2 mois sont possibles.
6 – Optez pour un teasing
Une fois la date fixée, il est intéressant de la rappeler de temps en temps, en donnant au fur et à mesure des indications plus précises…cela augmentera l’intérêt et la motivation des participants pour votre évènementiel.
7 – Faites confiance à une agence
Il existe une multitude de prestataires dans l’événementiel, que ce soit les lieux, les restaurants, les traiteurs, les animations, les spectacles, etc…L’agence événementielle baigne dans ce milieu, connait bien tous les prestataires, vous fera gagner du temps et de l’argent, et vous apportera conseils et savoir-faire. Ne prenez pas le risque de vouloir tout faire tout seul !
8 – Restez zen et concentré le jour J
Le jour de l’événement, il arrivera certainement quelque chose que vous n’avez pas prévu. Ce n’est pas grave. Il faut vous y préparer. Si vous êtes zen, vous prendrez la bonne décision face à la nouvelle situation. Si vous êtes sous stress, vous risquez de prendre une mauvaise décision qui elle, peut avoir des conséquences sérieuses sur le déroulé de l’évènement.
9 – Faites analyser les retombées de l’événement
C’est souvent la partie délaissée de ces règles et pourtant ! Car une fois l’événement terminé, on est fatigué et on passe à autre chose. Alors qu’il est essentiel de savoir comment l’événement a été perçu, pour deux raisons :
- les participants ont souvent envie de s’exprimer
- les raisons du succès ou de l’échec seront profitables pour la suite
Il existe aujourd’hui techniquement des possibilités efficaces et rapides (comme google Forms ou d’autres…) pour réaliser des sondages internes, l’agence de com doit être capable de vous proposer une synthèse du sondage et un plan d’action si nécessaire.
10 – Fêtez…
Et oui ! C’est la dernière règle : il faut savoir fêter la fête ! Non pas avec tout le monde, mais avec les personnes qui ont participé à l’organisation de l’événement. C’est souvent 2 à 3 personnes en interne et 1 ou 2 personnes de l’agence. Cela peut être sous forme d’un déjeuner ou d’un café, mais passer du temps ensemble pour se féliciter est important.
Alors, pour vous, ce sera teambuilding ou séminaire ?